百习而见2018夏季HR团队经理一对一辅导班学员学习总结系列（三）

小伙伴们好，我是来自2018夏季专业经理公开集训班的童鞋——孟岩。

今天主要是和大家分享一下自己学习时间管理课程的心得体会。

一、学习之前的状态

1.家庭、工作如何兼顾

没学时间管理之前，我觉得我只能一段时间做好一件事。比如我工作的时候，希望谁都不要打扰我，小孩自己去玩，朋友也不要干扰我，我没有办法同时做好几件事。

忙了工作就疏忽了家庭，顾了家庭工作又落下了，很苦恼。然后工作中，一直充当“消防员”到处去救火；自己每天很忙，常加班到很晚，老板却觉得还没尽全力，升职加薪无望，欲哭无泪。

2.寻找原因，解决问题

后来意识到实际上这么多的问题，就是时间管理出了问题，于是从头开始认真学习课程。

二、时间管理内容分享

关于时间管理，单看表格就三张表《时间管理分析表》、《时间管理改善表》、《工作规划表》。但是这三张表里蕴含着大智慧，海尔公司当年盛行的“日事日毕”就是从时间管理衍生而来。

1.时间管理表单逻辑

在讲怎么做表之前，先来看看这几张表的逻辑，内在关联是什么，解决什么问题，有什么价值，具体怎么使用。

时间管理分析表=时间重要性紧急性排序，用于分析时间排序的合理性。

时间管理改善表=时间管理记录的分析与改善对策提出，用于对时间安排进行改善和优化。

工作计划表=根据时间管理改善表得出的改善方案，如何规划新的工作安排。用于制订新的工作计划。

其中，时间管理分析表和时间管理改善表，主要是用于对已经发生的历史时间的事件分析和事后改善对策预演。这两张表是记录、分析、改善已经发生的事，通过对已经发生的事进行优化改善，在此基础上生成第二天的工作计划表，持续PDCA，持续改善。

一般做法是这样的：

A.做今天的工作计划表，完成一件打勾，如果增加或有异常做好备注；

B.晚上做当日时间流水，即分析表，分析时间用在哪里了，轻重缓急，看自己安排的是否合理；

C.接着结合分析表做改善，在这一天基础上，还可以如何改善、优化各项工作，生成改善表；

D.在改善表基础上做出工作计划，开始下一个循环。

以上是三个表的目的、联系和应用，小伙伴们记得以终为始。

2.  制作表单（三张表单的做法）

首先来看《时间管理分析表》

这种表看起来很简单，实际做的时候有很多要注意的点，说说我踩过的那些坑：

1）接到任务时间，一定是当天第一件事发生的时间，为什么呢，任何紧急都是相对的。

剩余时间公式=最后必须完成时间-接到任务时间-周期

如果是不同时间接到的任务来讨论紧急性，就失去了对比的意义，而且看上去很滑稽。所以接到任务这里时间统一，按照当天第一件事的发生时间。不知道童鞋们是不是跟我一样，第一次做的时候，接到任务时间是按当天实际情况去填的，轻松入坑。

2）剩余完成时间，大家都觉得这点应该是正的，一般做事都是留出充足的缓冲时间。事实是不是每件事都可控，所有这里实际的剩余时间可以是负的，因为你没按时做完，事情delay拖延了。

3）重要性评估，刚开始的时候习惯正向思考，想当然，觉得这个是第一重要的，那个是第二重要的，那三件事貌似一样重要。进坑了，跳不出来，后来重新学习之后发现，可以正向思考，当然可以；但是避坑方法很简单，把事项两两对比，来推重要性排序。

还有一种方法对我个人来说更实用，就是逆向思维，打个比方一天20项事件，逆向筛选，这20项里如果一定要放弃一件，最先放弃的那件就是重要性排序20，剩下的19项里可以最先放弃的是排第19，依次类推，完整的重要性排序就出来了。

4) 有了紧急、重要性，还是有小伙伴不会排轻重缓急。

因为还有很重要的一点，就是没有紧急、重要性分水岭。也就是用我当时的做法，如果我按照紧急、重要画个数轴，不确定原点怎么判定，取中间值10试试，结果发现排下来的轻重缓急事项跟实际相差甚远。实际应该是先定个紧急、重要分水岭，什么是分水岭，就是这20件事里面，相对紧急的几项，相对重要的几项。

紧急分水岭的判断，比如，就我而言，2小时之内的相对紧急，那剩余时间2小时就是我的紧急分水岭，1-5排序我用红色标注下。有人说不会分，那也简单，按照80/20原则，前20%列为相对紧急，20项的20%即紧急前4项为相对紧急。

重要性也是一样的，比如，相对而言，排序前7件事对我影响很大，很重要，那么重要分水岭就是序号7，不会判断的话，也可以用80/20原则走。

有了分水岭，根据公式就很容易判定：

急=紧急，重要

重=不紧急，重要

轻=紧急，不重要

缓=不紧急，不重要

轻重缓急就出来了，这里有个大坑，就是一边做好了分水岭，一边做轻重缓急的时候又心里暗示自己这件事应该重要那件事应该是缓。

切记，有了分水岭，严格按公式走，不要两套判定标准!

《时间管理分析表》的用处：

第一：做减法

第二：排序

训练的就是：数字思维+逆向思维+理性思维

接下来看《时间管理改善表》，具体改善哪里：

①可以授权的事

②占用时间长的事（时间2小时的比20分钟的，改善下来省的时间翻几倍）

③缓的事（缓意味着不紧急不重要，可以先不做）

④被别人占用的时间（时间应该更多的用在我们自己身上）

⑤重复的事、异常的事。

改善的原理，是假设一切不合理，拼命证明不合理；然后实在证明不了不合理的，暂时假定合理。

比如上表的圈，我以为开车过去的80分钟，是固定路程，不能再改善，实际在老师指导下，我们还有很多方法做到优化。然后在优化的时候思考好方案，涉及到的5W和ECRS，具体是怎样的，这里一定要填，不然就是想当然的去改善了。

3.改善时间管理的原因

为什么要改善?为什么要做时间管理，大家有深度思考过吗？

因为时间是不可逆的,不可再生的，这一秒过了就再没有了，所以要利用好现有的时间，价值最大化，比如省出来的时间可以陪家人可以享受生活，可以投资自己，如进行高层次的学习提升。

包括如何平衡好家庭、工作、学习，如何做好其他各项的同时，做好特训营小组管理和帮助小组共同提升，这都是必须思考的问题，也督促我自己更合理的管理、应用自己的时间。

所以在改善这个模块，特别想分享的感受就是一定要深入挖掘，深入挖，想办法多去改善各项，你会发现一天可以多出来的好几小时做自由支配。这是很幸福的事，是一种从来没有过的从容。

《工作计划表》：

做好了改善表，就要做工作计划了，在前一天改善的基础上，做今天的日计划。工作计划也有几个误区，因为不同岗位的人需要掌握的不一样，比如技能班只要掌握日计划怎么做就可以了，经理人员还要掌握周计划，今天这里简单讲下日计划。

日计划应该怎么做，原理是什么？

第一：70%原则，计划只做70%（务必留出异常处理时间）

第二：80/20原则，计划只做20%重点的事情（常规事务、琐事，不需要体现）

第三：预留弹性原则，计划一定要考虑变量，能有点调整顺序的余地（不用具体到几点完成，只需写比如上午、下午即可）

计划哪里来的，计划是结合个人的职业规划，长期中期短期目标，分解到这个月应该做什么，这周应该做什么，然后今天应该做什么，结合自己的实际工作，来做日计划。

日计划里哪些是重要事项？

1）制度的优化 

2）项目的跟进 

3）人员的调配 

4）学习发展规划 

5）特殊活动、特殊事件

一般而言，日计划，8-10条就够了。

计划，就是规划，对于当期来说：

1）相对重要的

2）容易遗漏的

3）容易忘记的

如上图，日常每天都在做的学习就不需要再写在上面。

这样一天下来，看下哪些做好了，哪些没做好，检查每日绩效完成情况。总结下做好的原因，成功的理由，没做好的如何改善，下次如何做的更好，检查时间分配是否合理，是否每件事上可以在流程、细节上做更好，坚持每日持续改进。

小  结

集训这段时间管理坚持做下来，现在已经逐渐养成习惯，有工作首先思考下怎么做更好，比如是否可以授权助理去做，是否可以在环节上、流程上优化，是否可以跟其他的事情合并一起做。

每日的绩效完成也在逐步改善提升，工作不盲目，生活有计划。到目前，我们已经坚持每日做时间管理表近一个月的时间了，以后也会坚持。表是为了训练思维，以终为始。最终让我们每个人都能自如高效的掌控自己的时间。

改善，永无止境！

谢谢大家，以上就是我学习时间管理课程的分享，希望对大家有所启发。