一张表彻底解决“工作低效”难题

你有过这样的经历吗？每天早晨睁开眼，起床、洗漱、化妆，然后给孩子穿衣服，吃早饭，送孩子去上学，甚至进校园都是一路小跑，一大早就忙的跟个陀螺似的。送完孩子，又马不停蹄的开车去上班，路上遇到堵车，急的就跟热锅上的蚂蚁一样，恨不得开车飞过去，因为迟到是要罚钱的啊！

好不容易到了公司，总经理助理生病，临时给打电话说不来上班了，让帮忙去给总经理打扫办公室，可是现在就要给新入职员工办理入职手续，总不能把新员工晾在一边吧，内心一阵狂躁。

打开工作计划表时发现下班之前的这段时间，很少有属于自己自由支配的时间，怎么办？怎么办？于是有一种声音在内心深处唤醒你，我一定要挤出时间做我喜欢做的事，我要时间自由！想要时间自由，就需要先去分析你的时间都花在哪里了？是谁占用了你的时间。

在第一篇《时间管理》系列课程配套文章（揭开时间管理的”冰山”真相）中提到了时间管理的五大法则，第二篇配套的文章（一张表帮你轻松识别时间管理的“轻重缓急”）中提到时间管理的“轻重缓急”，今天就重点谈谈如何合理有效改善每天的时间分配。

一、时间管理改善原理

1、工作中

上司占用

每天早晨给领导收拾办公室、领导临时支配去买其私人物品、领导让给他送一些办公用品等，这些事情就属于时间被上司占用了。

自己支配

每天上下班、打招聘电话、面试、办理新员工入、离职手续等这些日常的工作，这就属于自己的时间让自己占用了。

同事占用

公司的社保是出纳兼职做的，但是这个出纳以前在别的城市办理过社保，由于各地的政策不一样，所以她不熟悉办理流程，由于你以前在本地办理过社保，所以她时不常的就会过来问你，你又不好意思拒绝；再比如，正在专心打招聘电话的时候，总有人来找你领办公用品，一根笔芯也来找你一次，上述这些事情就属于时间被同事占用了。

下属占用

没有下属可以忽略这一项；如果有下属，她可能表格不会做了，问你一下，你交代她做的事，她做着做着不太明白，又来找你，这些事情就属于你的时间让你的下属占用了。

2、生活中

家人占用

本来你正在家里做晚饭，然后你老公临时通知你，今天亲戚邀请你们去他家吃饭，所以只能放弃做了一半的饭，急忙出门了；孩子放学后原本打算在外面玩2个小时，但是今天外面的小朋友很多，孩子玩的开心，说什么也不回来，只能多玩半个小时，这就属于时间让家人占用了。

自己支配

某一时间段或某几个时间段可以随意安排自己的事情，例如起床、吃饭、送孩子上学、学习、玩手机等，这就属于时间被自己占用了。

熟人占用

给孩子送到辅导班去上课了，本来想趁这个时间段正好听学习的课程，结果偶遇小区一个孩子的妈妈刚好去那试听课，然后就一直跟你问这个学校的情况、老师的情况，然后一直聊到孩子下课；本来想晚上学习，结果上铺的大学同学说来你家这边玩了，晚上想一起吃饭聚聚，这就属于时间让熟人占用了。

不熟悉的人占用

58同城是可以免费发布几条招聘信息的，结果电脑上前一秒刚显示信息发布成功，后一秒就会有58的销售人员打电话，他们打电话还不进行登记，都是好多个销售人员重复打电话，至少每天都会接到5、6个电话，很是烦人，但是又不能跟人大吵大闹；移动公司看你的月流量超了，于是打电话推荐无限量套餐，这就属于时间被不熟悉的人占用了。

既然分析出了时间都花在哪了，就要想办法去改善它，所以应该尽量增加自己可以自由支配的时间；尽量或适当控制和上司及家人占用的时间；尽量减少同事和熟人占用的时间；尽量杜绝下属和不熟悉的人占用的时间。

具体的改善原则：

1、E：删除（Eliminate）

该项工作是不是重复的、多余的、没有必要的，并且不做这项工作不会对其他工作造成影响。

我们公司所有人外出申请最后一个审批人设置的是我，因为运营部门经常需要外出，每次正在专心工作时，钉钉提醒音响个不停，如果每个人外出都需要我审批，那么我不用干别的工作了，天天抱着手机审批，后来看了下钉钉审批人设置，把最终的审批人删掉，然后各部门负责人就变成最终审批人了，他们审批通过后只需要抄送给我就可以了。

2、C：合并(Combine)

如果该项工作不能删除，是必须要做的，就可以考虑能不能和其他工作的某一部分内容可以合并在一起做。

我发现在给员工办理入职手续时，需要填写好几张表格，后来对比表格后发现，同样的内容会出现在不同的表格里，完全可以把两张表格合并成一张表格，并且不会比以前的表格缺少任何信息，既节省了纸张，也节省了新入职人员填写表格的时间。

3、R：重排(Rearrange)

如果该项工作既不能删除也不能合并，就考虑能不能对工作顺序进行重新排列

假如每月做绩效工资的时候，如果平时没有去收集绩效数据，等到月底做工资的时候才去收集，那么针对绩效数据的达成以及出现的问题，会花很多时间去处理，就会耽误做工资，假如每周对绩效数据进行收集和跟踪达成情况，出现的异常平时就去解决，那么月底做工资的时候，只需要把每周的绩效汇总在一起就可以了，大大的节约了做工资的时间，所以，工作顺序的改变也能节省我们的工作时间。

4、S： 简化(Simplify)

该项工作经过以上3个原则改善之后，再考虑是不是可以再简化一些。

别的部门要做条幅和广告牌，让你联系广告公司，联系好几家，联系好之后还要把价格报给财务主管审批，最终确定用哪家，那么可不可以一次性的多联系几家，把价格谈到最低，然后与财务主管沟通，最终确定一家或两家长期合作呢，以后就不用再去询价、谈价格了，直接去定点单位做就可以了。

小结：ECRS最终优化的对象

二、自我改善之法

这个方法主要是根据5W2H和4M1E两个维度进行分析，每一个要素都需要反问自己是不是可以根据ECRS来进行改善。

三、授权改善之法

1、不标准的事情标准化—标准化

假如总经理让人力资源部通知各部门下午3:00开会，如果授权给下属，就应该明确告知他，是全体员工还是各部门负责人开会，具体提前多少分钟到会议室，需要带哪些东西以及开会的注意事项等，这些都需要明确告知他，否则由于他的理解偏差，就会出现差错。

2、不会做的事情教会做—JI

工作中，关于钉钉考勤管理，如果授权给下属，就需要手把手教他怎么去操作，出现异常怎么处理；生活中，如果想腾出时间做别的事情，把做饭这件事授权给你老公，那么就从切菜到炒菜再到放什么调料开始教他怎么做，

3、不擅长的事情擅长做—用人所长

人无完人，金无赤足，作为一名管理者，未必就是全才，但知人善任却是一个管理者必备的才干，假如今天来面试绩效专员的求职者，通过对他的核心价值观的考察，发现他特别不喜欢去算计别人，但是却发现他很喜欢沟通，沟通能力不错，也能去换位思考，喜欢去做协调类的工作，那么可以让他去做员工关系的工作。人各有所长，各有所专，既有其长，必有其短，把一个人的长处能够发挥到极致也是一件不简单的事情。

四、一张表改善时间管理

1、时间段：从早晨醒来的那一刻起，就把一整天的时间直到晚上睡觉前全部罗列出来

2、内容：从早晨起床到晚上睡觉，把一整天所做的事情全部罗列出来，要分细项

3、时间：也就是完成这件事实际所需时间

4、重要级分类：根据时间管理第二节课的方法分别列出轻重缓急

5、被谁占用：所做的事情是被谁占用了，时间花在谁身上了

6、为何、何处、何时、何人、何方法：从这几个因素分析，并根据ECRS进行改善

7、改善构想：怎样改善能有更多的自己自由支配的时间

8、ECRS：这件事情可以根据ECRS中的哪个原则去改善

通过这张表格，可以慢慢的改善日常工作和生活状态，做个行动派，只有做了，才知道结果，如果想摒弃原来迷茫、混乱的工作生活状态，就从这一刻开始管理自己的时间，从而让生活变得有秩序。